Ивенты без перегруза: миф или реальность?

В компании планируется крупное событие — конференция, презентация, день клиента.

И первая мысль: «Так, кому можно поручить…»?

В реальности получается так:
Организация мероприятия зачастую перекладывается на сотрудников компании. У них есть свои ежедневные задачи и возможно уже горят проекты, сроки, а тут добавляются – поиск локации, подрядчиков, согласования цен, договоров, ночные монтажи, контроль выполнения работ подрядчиков и т.д.
Вместо того, чтобы работать по своей основной роли, выполняя качественно свои основные задачи, они отвлекаются на другие не менее важные задачи. Как результат - стресс, перегруз, итоговое мероприятие скорее выходит средним, хотя могло бы быть гораздо сильнее.

Именно для таких кейсов и существует формат работы event агентства «под ключ». Когда event агентство берёт на себя все операционные задачи, сотрудникам не нужно тратить ресурс на поиски, множество согласований, созвонов, контроль и т.д.
В выигрыше все: компания получает не просто мероприятие, а мощный инструмент для своих целей (нетворкинга, презентации, PR), потому что его готовили профессионалы из event агентства.
А команда в это время спокойно работает над своими основными задачами.

Почему это особенно важно сейчас?
Потому что время и энергия людей стоят дороже, чем когда-либо.
И если можно сохранить их ресурс и при этом провести ивент на уровне — это инвестиция, которая точно окупится.
Наблюдается положительная тенденция: компании всё чаще обращаются в ивент-агентства для организации мероприятий.

А вам доводилось сталкиваться с подобной ситуацией? Как решали проблему перегруза сотрудников?